Assistente de Direção (m/f) – Universidade

• Compete-lhe assegurar o apoio administrativo e de secretariado da Diretora no que diz respeito à agenda, atendimento, correspondência interna e externa e arquivo, convocatórias e atas de reuniões, marcação de viagens e alojamento e operacionalização do protocolo académico, nomeadamente:

• Coordenar e organizar a agenda, marcando reuniões, compromissos e viagens; preparar e dar seguimento a convites e à participação em networks, conferências e outros momentos de representação institucional, bem como, gerir contactos internos e externos acompanhando a participação do Istituto em redes nacionais e internacionais;
• Assegurar a rede de comunicações, contactos e correspondência, servindo como elo de ligação com as restantes áreas/Serviços internos da Universidade;
• Preparar convocatórias, despachos, relatórios, apresentações e outros documentos, garantindo que tudo esteja pronto para as reuniões e decisões importantes;
• Assegurar a realização de tarefas administrativas diárias relacionadas com o arquivo e manutenção dos registos, bem como, realizar pedidos de pagamento para Direção de Recursos Humanos, Direção Financeira, Fundo de Maneio, entre outros;
• Apoiar a Direção na organização e execução de eventos, assumindo áreas e responsabilidades em articulação com a restante equipa.

• Habilitação literária ao nível de Licenciatura;
• Experiência comprovada como assistente de Direção e suporte Administrativo;
• Conhecimentos de Inglês escrito e falado: B2;
• Forte capacidade de organização e Metódica;
• Elevado nível de dedicação, responsabilidade e muita atenção ao detalhe;
• Team player;
• Forte aptidão de comunicação interpessoal.

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